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現代のオフィスにおいて、OA機器はなくてはならない存在です。 しかし、「OA機器」という言葉自体はよく耳にするものの、具体的な種類や役割、選び方などを詳しく理解している方は意外と少ないのではないでしょうか。 この記事では、OA機器の基本知識から、種類、選び方、導入のポイントまでを網羅的に解説します。 OA機器への理解を深め、オフィスワークをより効率化、快適化するためのヒントを得ていただければ幸いです。
OA機器とは、Office Automation（オフィスオートメーション）の略語で、オフィス業務の自動化に使われる機器の総称です。
具体的には、以下のような機器が含まれます。
・パソコン
・プリンター
・コピー機
・複合機
・ファクシミリ
・電話機
・シュレッダー
・プロジェクター
・電子黒板
・タイムレコーダー
・サーバー
・ネットワーク機器
これらの機器は、それぞれ異なる機能を持ちますが、共通して情報の記録・伝達・処理・保存を効率化し、オフィスワークを支える役割を担っています。
OA機器は、大きく以下の3つの種類に分類でき、それぞれ役割が異なります。
・パソコン
文書作成、表計算、データ分析、インターネット閲覧など
・サーバー
ネットワーク上のコンピュータを管理し、ファイルやデータの共有、メール配信、Webサイトの公開など
・ネットワーク機器
ルータ、スイッチ、ハブなどパソコンやサーバーを接続し、データをやり取りできるようにする
・プリンター
パソコンで作成した文書や画像などを紙に印刷する
・コピー機
書類の複製、スキャン機能やプリンター機能を搭載した複合機が主流
・プロジェクター
パソコン画面や映像をスクリーンに投影させる
・電話機
IP電話やビデオ通話機能付きの電話機を含む、音声での通話を目的とした機器
・ファクシミリ
FAX（ファックス）と呼ばれ、書類をデータ化し送信・受信するための機器。
OA機器を選ぶ際は、以下のポイントを考慮する必要があります。
ポイント１：必要な機能
業務内容に必要な機能を備えているか、又はオーバースペックになっていないか
ポイント２：性能
処理速度、メモリ容量、ストレージ容量など、必要な性能を満たしているかどうか
ポイント３：価格
導入時のコストやランニングコストは予算内に収まるか
ポイント４：サイズ
設置スペースに合ったサイズかどうか
ポイント５：操作性
操作性の良し悪しや既存の機器との互換性はあるか
ポイント６：アフターサービス
修理や保守などのサービス内容に満足できるか
OA機器は、様々なシーンに対応するため、製品ごとに特徴が異なります。
性能が物足りなければ業務に支障が起こりかねず、高性能すぎても無駄なコストを発生させてしまいます。
これらのリスクを回避するためにも、自社に必要な機能や性能等を理解し、機器を選定することが重要です。
ここまでは、自社に必要な機能を持った機器の選定が重要ということを解説してきましたが、「自社に必要な機能や機器」とは具体的に何か、判断が難しいと感じる方は多いのではないでしょうか。
「自社に必要な機能や機器」の基準は主に、次の流れに沿って判断します。
まず、どのような業務でOA機器を使用するのかを明確にする必要があります。
具体的には、以下のような点を整理します。
・1日にどのくらいの書類を印刷するのか
・どのようなデータ分析を行うのか
・どのくらいの頻度で会議を行うのか
・どのくらいの頻度で電話やビデオ通話を行うのか
業務内容を踏まえ、必要な機能を洗い出します。
例えば、以下のような機能が考えられます。
・印刷機能
・スキャン機能
・コピー機能
・ファックス機能
・電話機能
・ビデオ通話機能
・プレゼンテーション機能
・クラウド連携機能
OA機器には、数万円から数百万のものまで、幅広い価格帯のものがありますが、予算を決めることで、選択肢を絞ることができます。
以上の内容が具体的になれば、自社に必要な機能や機器が明確になり、最適な機器の選択をすることができるでしょう。
OA機器は、オフィスワークを支える縁の下の力持ちとして、様々なシーンで活躍します。
しかし、性能が不足すれば、業務に支障をきたしてしまう可能性があります。
例えば、処理速度が遅いパソコンでは、データ分析や資料作成に時間がかかり、業務効率が低下してしまう一方、高性能すぎる機器を導入しても、一部の機能しか使わないのであれば、必要以上のコストがかかってしまいます。
また、具体的にどの程度の性能が必要か判明しても、数多くの製品の中から選び出すには手間も時間もかかるでしょう。
弊社では、知識豊富なオフィス作りのプロ達が、最適な環境作りのお手伝いをしています。
オフィス機器の導入でお悩みを持つ方は是非、一度お問い合わせください。
