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会社の移転では、様々な手続きを短い期間中に行わなくてはいけないことはご存知でしょうか。 また、それらの手続きを普段の業務と合わせて行う必要があり、上手く段取りが出来ていないと業務に支障をきたすこともあります。 そのため、会社の移転では前もって計画的に準備することが大切です。 本記事では、会社の移転前と移転後に分けて、必要な手続きを手順と合わせて紹介しています。 今後、会社の移転を控えているご担当者様は、是非ご参考ください。
まず「移転」と「引越し」の違いをおおまかに説明すると、「移転」は”所在地”を移すこと、「引越し」は”住居”を移すことを指します。
つまり、会社を別の場所に移す際は「移転」が適切です。
住居を移す引越しは、引越し作業の他に必要な手続きは少なく、ほとんどの場合は入居（退去）手続きと住民票の更新程度ですが、会社の所在地を移すとなると行政等も関わってくるため、膨大な数の手続きが必要になります。
次項からは、会社移転の具体的な手順と手続きの詳細をご案内しますので、最後までご覧ください。
会社移転の準備期間は企業の規模によって前後しますが、通常6ヶ月程度を見込む企業が多いです。
なぜなら、移転前から多くの手続きや準備が必要で、取引先など関係各所への告知も要するからです。
まずは、移転前に行うことについて解説します。
賃貸借の契約期間内にオフィスを退去する場合は、事前にオーナーまたは管理会社宛に解約の意向を通知しなくてはなりません。
一般的に解約する6ヶ月から1年前までの間に書面で告知するよう定められており、賃貸契約で定められた所定の方法で行わなければ無効となるため、事前に契約内容を確認しましょう。
移転先の環境を整えるためには、物件探しをはじめレイアウトの構築、電話・インターネット回線の移設に加え、必要に応じて移転元の原状回復工事や移転先の内装工事、電気工事なども手配する必要があります。
移転先の環境を整えるためには、下見など打ち合わせを要する事が多く、時には複数の業者と同時にやり取りをしなくてはいけません。
業務に支障をきたさないためにも、業者の選定は早い段階で決定すると良いでしょう。
・移転の告知
会社を移転する際は、事前に主要な取引先に対して移転の旨を伝えておくのが一般的です。
・住所の更新
また、会社が発行する書類や発信する情報内に記載されている住所も更新する必要があるため、あらかじめ住所が記載されている箇所をリストアップしましょう。
・登録情報の変更
銀行口座やクレジットカードなどの登録情報の更新など、経営に関わる登録情報をすみやかに更新できるよう確認しましょう。
移転前の準備の多くは、関係各所への通知と業者との打ち合わせになります。
次に、移転後に行うことについて解説します。
会社の移転後に必要な手続きは、ほとんどが行政への登録・申請になり、期間の短いものも多いため速やかに提出できるよう予め必要な書類を把握し、事前に用意することが大切です。
移転前の管轄法務局にて、本店・支店移転登記申請をします。
違反した場合は100万円の過料が課されるため、特に注意しましょう。
[期限]
本店：移転後２週間以内
支店：移転後３週間以内
[提出する書類]
◦本店・支店移転登記申請書
[申請に必要な書類]
◦登記簿謄本
◦定款
◦印鑑証明書
◦株主総会議事録または取締役会議事録
申請の際に3万（移転先の管轄が変更される場合は6万）の登録免許税が発生します。
法務局での登記が完了したら、給与支払いと税務に関する手続きを移転前の管轄税務署にて行います。
[期限]
移転後１ヶ月以内
[提出する書類]
◦異動届出書
◦所得税・消費税の納税地の異動に関する届出書
◦給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書
[添付が必要な書類]
◦登記事項証明書（法務局にて発行）
労働基準監督署へ提出する書類は、郵送での提出が可能ですが、記入用紙は複写式のため印刷に対応しておらず、労働基準監督署で直接取得する必要があります。
なお、都道府県をまたがる移転の場合は手続きに必要な書類が追加され、いずれも移転先を管轄する労働基準監督署へ提出します。
[期限]
移転後１０日以内
[提出する書類]
◦労働保険名称・所在地等変更届
[都道府県をまたがる移転で追加される書類]
◦労働保険関係成立届
◦労働保険概算保険申告書
◦労働保険確定保険申告
ハローワークでの手続きは、法務局・労働基準監督署の申請完了後に移転先を管轄するハローワークへ申請する必要があります。
提出書類は電子上での印刷・提出ともに対応しています。
[期限]
移転後１０日以内
[提出する書類]
◦雇用保険事業主事業所各種変更届
[添付が必要な書類]
◦労働保険名称・所在地等変更届の控え
◦営業許可証や登記事項証明書など、記載内容を確認できる書類
会社には、地方税である法人住民税や法人事業税もかかっているため、”本店移転”の際は都道府県事務所への届け出も必要になります。
移転前後で管轄が変わる場合は、双方へ提出する必要があります。
[期限]
移転後、速やかに
[提出する書類]
◦事業開始等申告書
◦地方税にかかる異動届
[添付が必要な書類]
◦登記登録証明書（法務局にて発行）
健康保険や年金の扱いを正常に保つための手続きが必要になります。
書類には、「管轄内用」と「管轄外用」の2種類があるため、提出先に気をつけましょう。
[期限]
移転後５日以内
[提出する書類]
◦適用事業所所在地
◦名称変更届
[添付が必要な書類]
◦登記事項証明書（法務局にて発行）
それぞれの管轄ごとに様式が異なるため、事前に様式を確認すると良いでしょう。
[期限]
移転後５日以内
[移転先の管轄が変わらない場合]
◦事業主・事業所各種変更届
[移転先の管轄が変わる場合]
◦資格喪失届（移転前の管轄事務所へ提出）
◦被保険者資格取得届（移転先の管轄事務所へ提出）
会社が自動車を所有している場合は、自動車保管場所証明の申請が必要です。
申請期限は設けられていませんが、車庫証明書の効力が交付から１ヶ月以内のため、車庫証明書の効力期間内に提出する必要があります。
[期限]
移転後、速やかに
[提出する書類]
◦自動車保管場所証明申請書
移転する全ての事務所は、防火対象物使用開始届書を提出する必要があります。
また、内装工事を行う場合や従業員が50名以上の事務所は必要な書類が増えます。
[期限]
移転７日前まで
[提出する書類]
◦防火対象物使用開始届出書
[内装工事を行う場合に追加される書類]
◦防火対象物工事等計画届出書
[従業員が50名以上の場合に追加される書類]
◦防火・防災管理者選任届出書（移転先の管轄へ提出）
◦防火・防災管理者解任届出書（移転前の管轄へ提出）
上記に記載した通り、会社の移転では数多くの手続きが必要になります。
また、移転先の環境を整えるために多種多様な業者との連絡・打ち合わせを行わなければなりません。
これらの膨大な手続きを通常業務と並行して行う必要があるため、会社の移転をスムーズに行えるようスケジューリングすることが大事です。
スケジューリングする上で最も時間と手間を要するのが、各業者との連絡・打ち合わせです。
手をかける事が多いほど、業者や各担当者とのやり取りと情報共有が多くなり、大幅な時間を割くことになります。
当社では、オフィスに関連する様々な方面に精通した担当者を窓口に、物件探しから移転後のアフターフォローまでワンストップでサポートしております。
不慣れな移転でお困りの方や効率的な移転を計画したい方は、是非一度お問い合わせください。
