OPEN
OPEN
オフィス移転は、業務を円滑に継続するための重要なイベントです。 しかし、同時に電話回線の移設・変更といった様々な課題も伴います。 本記事では、オフィス移転における電話回線の移設・変更に関する情報を網羅的にご紹介します。 スムーズなオフィス移転を実現するために必要な知識や手順を理解し、計画的に手続きを進めていきましょう。
オフィス移転において、電話回線の移設・変更は決して軽視すべきではありません。
適切な対応を怠ると、以下のような問題が発生する可能性があります。
※ 顧客との連絡不通
電話回線が移設されていない場合、顧客からの問い合わせに対応することができず、業務に支障をきたします。
※ 取引先との連携不備
電話回線が移設されていない場合、取引先との連絡や情報共有が滞り、業務の効率が低下します。
※ 社内コミュニケーションの阻害
社内での電話連絡ができない場合、円滑なコミュニケーションが妨げられ、業務の連携がうまく取れなくなります。
※ イメージダウン
電話回線の移設・変更を適切に行わないことで、企業としての信頼性を損なう可能性があります。
これらの問題を回避するためにも、オフィス移転を計画段階から電話回線の移設・変更の段取りをしっかりと検討することが重要です。
オフィス移転に伴う電話回線の移転・変更は、大きく3つの種類に分けられます。
それぞれの方法の特徴、メリット・デメリット、適用シーンなどを詳しく解説していきます。
現在の電話番号を引き継ぎ、新しいオフィスに移転することで、電話番号が変わることなく移転できるため、
顧客や取引先との連絡をスムーズに継続することができるのが大きな特徴になります。
〇メリット
・顧客や取引先への周知が不要
・既存のシステムや印刷物等を変更する必要がない
・ブランドイメージの維持
×デメリット
・移転先までの距離が遠いと、工事費用が高額になる可能性がある
・電話番号が地域に根差していない場合、新規顧客獲得に不利になる可能性がある
適用シーン
・顧客や取引先とのやり取りが多い企業
・長年培ってきたブランドイメージを維持したい企業
・移転先までの距離が比較的近い場合
新しい電話番号を取得し、それに伴い電話回線を変更することで、移転先までの距離が遠かったり、電話番号の重要性が低かったりする場合に有効です。
〇メリット
・移転先までの距離が遠いと、工事費用を抑えられる
・電話番号を自由に選択できる
・新規顧客獲得に有利になる可能性がある
×デメリット
・顧客や取引先への周知が必要
・既存のシステムや印刷物等を変更する必要がある
・ブランドイメージが低下する可能性がある
適用シーン
・移転先までの距離が遠い場合
・電話番号の重要性が低い場合
・新規顧客獲得に力を入れていきたい企業
一部の部署は電話番号を引き継ぎ、他の部署は新しい電話番号を取得することで、それぞれの部署の状況に合わせて、最適な方法を選択することができます。
〇メリット
・移転先までの距離や電話番号の重要性に応じて、柔軟に対応できる
・コストを抑えることができる
×デメリット
・顧客や取引先への周知が複雑になる
・社内での連絡体制が複雑になる
適用シーン
・複数の部署があり、それぞれの状況が異なる場合
・コストを抑えたいが、一部の部署は電話番号を引き継ぎたい場合
どの選択をするかは、移転先までの距離や電話番号の重要性、予算などを考慮して決定する必要があります。
移転先までの距離が近い場合は移設がおすすめですが、移転先までの距離が遠い場合は変更の方が費用を抑えられる可能性があるなど、移転の条件によって最適な手続きが異なります。
オフィス移転に伴う電話回線の移設・変更は、専門業者に相談し、お客様の状況に合わせた最適な方法を提案してもらうと良いでしょう。
オフィス移転に伴う電話回線の移転・変更は、移転計画の策定段階から検討する必要があり、具体的には、以下の項目を決定する必要があります。
・移転先までの距離
・新しい電話番号の取得 (変更する場合)
・必要機器の調達
・予算
移転計画が具体的になった後は、以下の手順で電話回線の移転・変更の手続きを開始しましょう。
移転計画が決まったら、電話会社に連絡し、移転・変更の依頼を行います。
この際、移転日や移転先住所などの情報を伝える必要があります。
電話番号を変更する場合や社内システムの変更などをする場合は、この段階で社内に周知すると良いでしょう。
電話会社が指定した日に、移転先での工事を行います。
移転後、電話回線が正常に動作していることを確認します。
具体的には、以下の項目を確認します。
・外部からの着信
・社内での通話
・社内システムへのアクセス
仮に移転後にトラブルが発生した場合は、電話会社に連絡して対応してもらいましょう。
オフィス移転は、業務を円滑に継続するために様々な準備が必要ですが、特に電話回線の移設・変更は、社内外のコミュニケーションに支障をきたす可能性があるため、注意が必要です。
以下では、早めの計画、社内への周知、トラブルへの備えの３つのポイントを中心に、より詳細な注意点と対策を解説します。
オフィス移転に伴う電話回線の移設・変更には、数ヶ月前から準備を始めることを推奨します。
特に、以下の点については早めに行動することが重要です。
・業者選定
電話回線の移設・変更を請け負う業者を選定する必要があります。
複数の業者から見積もりを取り、実績や料金、対応力などを比較検討することで信頼できる業者を見つけることができ、電話回線の移設・変更をスムーズに行うことができます。
・移転先の確認
移転先における電話回線の状況を把握するため、NTT東日本・西日本の各支店に問い合わせ、移転先の加入権の有無や、光回線の開通状況などの確認をしましょう。
・電話番号の確認
移転先で現在の電話番号を引き継げるかどうかをNTTの窓口に問い合わせて確認することで、後の対応がスムーズになります。
・レイアウトの検討
移転先のオフィスレイアウトに基づいて、電話機の設置場所や配線ルートを検討する必要があるため、早い段階でレイアウトを決める必要があります。
電話回線の移設・変更に伴い、以下のような対応が必要になります。
・新しい電話番号
電話番号が変わる場合には、移転先で使用する新しい電話番号を社内報やイントラネットなどで社内外に向けて周知します。
・社内システムの変更
社内システムの電話番号設定などを変更する必要があり、関係部署と連携して変更作業を進めましょう。
・転送設定
移転前に、現在の電話番号への転送設定を行っておくことで、移転後もスムーズに電話対応することができます。
電話回線の移設・変更の際に、思わぬトラブルが発生する可能性もあります。
そのため、以下のようなトラブルへの対策を講じておきましょう。
・停電
移設・変更工事中に停電が発生すると、工事が中断してしまう可能性があります。
電源確保のための予備電源を用意しておくことをおすすめします。
・断線
移設・変更工事中に電話線が断線してしまう可能性があります。
予備の電話回線を用意しておくことで、通信途絶を回避することができます。
・データ損失
社内システムの電話番号設定を変更する際に、誤操作などでデータ損失が発生する可能性があります。
データのバックアップを取っておくことで、万が一の場合でも復旧することができます。
これらの対策を講じることで、トラブル発生時のリスクを最小限に抑えることができます。
オフィス移転は、業務を円滑に継続するために様々な準備が必要ですが、特に電話回線の移設・変更は、社内外のコミュニケーションに支障をきたす可能性があるため、入念な計画と準備が不可欠です。
オフィス移転に伴う電話回線の移設・変更は、事前にしっかりと計画・準備を行うことが重要なため、早めの行動、書類の準備、社内への周知、トラブルへの備えの4つのポイントを意識し、円滑な移転を実現しましょう。
弊社には、数多くのオフィス移転をサポートしてきた実績があり、豊富な知識と経験を基にお客様が安心しているご利用できる環境を提供しております。
オフィス移転における電話回線の移設・変更を必要とされている方は、お気軽にお問い合わせください。
