電子帳簿保存法の義務化に備える３つの選択肢とは？

2022年に改正された「電子帳簿保存法」について、改正により規制緩和が進む反面、規制が強化されたことにより対応に追われる事業者も少なくありません。 しかし、具体的に何をするべきか分からないなどの声も多く、猶予期間があるからといって後回しにしてしまうこともあるでしょう。 本記事では、電子帳簿保存法の概要から猶予期間終了後に備えるための対応を紹介しています。 これから電子帳簿保存法への対応を検討しようという方は、是非ご参考ください。

【電子帳簿保存法とは？】

電子帳簿保存法とは「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」の略式名称で、更に省略して「電帳法」とも呼ばれます。
その名の通り、決算書や請求書などの国税関係の書類を、特定の条件下において電子データとしての保存を認めた法律です。

国税関係の書類は7年間保存する義務がありますが、紙のまま保管するには手間やコスト、スペースなどを必要とするため、保存要件を定めることで電子データでの保存を認めました。

1998年から施行されてから今までに何度か改正されてきましたが、2022年1月に行われた改正により様々なところで注目を集めています。

【電子帳簿保存法の改正で注目されるポイントとは】

今回の改正で注目されるポイントは３つあります。

１、電子保存の義務化
２、電子保存要件の緩和
３、罰則の強化

それぞれを詳しく解説していきます。

《１、電子保存の義務化》

電子保存の義務化についての概要は以下の通りです。

・2022年1月1日より、個人や法人問わず全ての事業者に適用
・電子取引で交付された国税関係帳簿や書類の電子保存が義務化
・電子保存するためには要件を満たす必要がある

従来、電子取引で発生した国税関係帳簿や書類のデータは”紙に印刷しての保存が可能”でした。しかし、2022年1月に行われた改正により、電子取引で交付・受領された書類に関しては、電子保存が原則となります。

やむを得ない事情に限り、2023年12月まで猶予期間が設けられ、2024年1月には全ての事業者に適用されるため、残りの期間内に電子化へ完全に対応する必要があります。

《２、電子保存要件の緩和》

電子保存の義務化の他に注目すべきポイントとして、電子化推進のため、従来の保存要件の緩和や廃止があります。

・タイムスタンプと検索要件の緩和
受領後３日以内に必要だったタイムスタンプの期限が最長２ヶ月と概ね７営業日以内に延長され、時刻証明機能付きのシステムへの保存の場合は、タイムスタンプを省略することもできるようになりました。
また、検索要件の設定が取引年月日・取引金額・取引先の３点のみに緩和されたことにより、国税関係帳簿や書類のデータ化しやすくなりました。

・事前承認制度と適正事務処理要件の廃止
事前承認制度の廃止により、書類の電子保存する3か月前までに保存の旨の届け出が不要になりました。
また、適正事務処理要件の廃止により、社内規定の整備や相互けん制、定期的な検査が不要になり、電子保存への対応がスムーズになりました。

《３、罰則の強化》

電子取引データの保存や用紙のスキャンデータの隠ぺいや偽装などの不正が発覚した場合、通常課される35％の税率に10％の重加算税の加重措置がなされます。

【電子帳簿保存法に対応する３つの選択肢とは】

今回施行された電子帳簿保存法の改正により、ほとんどの企業で電子化への対応が求められます。

以下では、電子化に向けて考えられる選択肢を３パターン紹介しています。最も優先される対応から順に解説していきます。

義務化されたデータの保存のみに対応

今回の改正で義務化される電子データの対象は、「電子取引で交付された国税関係帳簿や取引関係書類」のみとなります。

用紙での交付されたものについては、引き続き従来の保存方法での保存することにより、体制切り替えの負担を最小限に抑えることができます。

電子データ保存と用紙保存を組み合わせる

電子取引データ保存だけではなく、取引関係書類か帳簿類のどちらかを組み合わせて電子化する選択肢もあります。

用紙で交付された取引関係書類のスキャナ保存により、用紙の保管スペースを削減したり、帳簿類を会計システムで電子的に作成することで業務効率化を図ったりすることができます。

全て電子化する

電子取引のデータ保存、取引関係書類のスキャナ保存、電子帳簿等保存で全ての国税関係帳簿や書類を電子化することで、今回の改正に対応するだけでなく長期的な経理業務を効率化することができます。

また、社内の経理情報が管理しやすくなるメリットもあります。

義務化のタイムリミットが迫るなか、最優先で義務化される部分のみの対応を求められますが、今後電子化の流れが促進されることはあっても、戻ることは考えづらいため、今回の改正を機に全ての電子化を目指すことを推奨します。

【電子帳簿保存法の義務化は2024年1月1日から】

本記事で解説している電子帳簿法改正の適用は、本来2022年1月より始まっていますが、2022年に行われた税制改正により、2023年12月31日まで猶予期間が設けられることになりました。

しかし、あくまでも”やむを得ない事情がある”と認められたケースに限られるため、猶予期間があるからといって対応を後回しにせず、経理業務の電子化・ペーパーレス化する絶好の機会と捉えて前向きに取り組みましょう。

【電子帳簿保存法まとめ】

一言に「電子化に対応」と言っても従来からの体制を入れ替えるのは簡単な事ではないでしょう。

また、2023年10月に導入される「インボイス制度」にも同時に対応しなくてはならず、業務の混乱や複雑化を避けるためにも、「電子帳簿保存法」と「インボイス制度」への体制切り替えは同時に行いたいところです。

弊社では、システムの入れ替えなどでお困りの方や、情報を収集したい方などに向けたサービスや案内なども承っております。
まだ電子化への対応がお済でない方は、お気軽にご相談ください。