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最近では、働き方改革やリモートワークの広がりによって、オフィスの役割が大きく変わってきています。今のオフィスは、ただ席を並べる場所ではなく、チームでアイデアを生み出したり、一人ひとりが集中できる環境をつくることが大切になっています。 このコラムでは、オフィスのレイアウトを見直すときに押さえておきたいポイントや進め方をご紹介します。少しでもレイアウトに悩んでいる方のお役に立てれば幸いです。
オフィスのレイアウト変更とは、業務環境やスペースの利用効率を改善するために、オフィス内の机や椅子、会議室、間仕切りなどの配置変更を行うことを指します。
この作業は単なる模様替えではなく、社員の働きやすさや生産性を向上させる目的で行われるものです。
たとえば、新たに導入した業務システムに合わせて作業エリアを再編成したり、テレワークの普及によって空いたスペースを新たな用途に転用したりする場合など、さまざまなシチュエーションでレイアウト変更が求められます。
オフィスレイアウトの変更に求められる代表的なメリットは以下の通りです。
・業務効率の向上
社員同士のコミュニケーションが取りやすいデスク配置に変えると、仕事の流れがぐっとスムーズになります。
たとえば、普段からやり取りの多い部署を近くにまとめれば、確認や情報共有がすぐにできるようになり、メールや会議の回数を減らすことも可能です。
その結果、業務全体のスピードが上がり、効率的な働き方につながります。
・社員のモチベーションアップ
快適な環境は、社員のやる気や満足度を大きく左右します。
自然光を取り入れた明るい空間や、気軽にリフレッシュできる休憩スペースを整えることで、働きやすさが高まり、結果としてモチベーションアップにつながります。
こうした工夫は社員の定着にも効果的です。
・スペースの有効活用
オフィスの利用方法を見直すことで、使用されていないスペースを削減し、有効活用につなげられます。
たとえば、資料を整理してキャビネットを減らせば、その分フリースペースやミーティングエリアを設ける余裕が生まれるでしょう。
限られた面積を工夫して活用することは、コスト削減にも寄与します。
・企業イメージの向上
来客や取引先がオフィスを訪れる際、空間の印象はそのまま企業イメージに結びつきます。
整ったレイアウトや洗練されたデザインは、信頼感を醸成するとともに、ブランド価値の向上にも寄与します。
加えて、社員にとっても「誇れる職場」となり、モチベーション向上につながるでしょう。
上記で代表的なメリットを紹介しましたが、オフィスレイアウトを変更する際は、メリットだけではなく、デメリットにも注目しなくてはいけません。
特に気を付ける点は、以下の通りです。
・コストがかかる
家具の入れ替えや処分費用、工事にかかる施工費など、レイアウト変更には一定のコストが伴います。
大規模な変更では想定以上に費用が膨らむケースもあるため、計画段階で予算を明確にし、必要に応じて複数の見積もりを比較すると安心です。
・業務の一時的な停止
レイアウト変更作業中や準備中は業務を一部中断する必要がある場合があり、事前に綿密なスケジュールの調整が求められます。
また、変更後の新しい配置に慣れるまで、社員が一時的に戸惑う場合もあるため、作業スケジュールや運用方法に気を付けなければなりません。
・調整に時間がかかる
作業期間中は、一部の業務を中断せざるを得ない場合があります。
加えて、変更直後は新しい配置に慣れるまで社員が戸惑うことも考えられます。
そのため、移行スケジュールを丁寧に立て、運用ルールを事前に決めておくことが重要です。
レイアウト変更には一定のデメリットが伴います。
ただし、以下のポイントを意識することで、リスクを抑えつつ効果的に進めることが可能です。
・目的を明確にする
レイアウト変更の目的を整理し、それに基づいた計画を立てることが重要です。
たとえば「チーム間の連携強化」や「快適な休憩スペースの確保」など、具体的なゴールを設定すると判断基準が明確になります。
・社員の意見を取り入れる
実際にオフィスを利用する社員の声を取り入れることで、現場のニーズに合った実用的なレイアウトを実現できます。
結果として、利用者の満足度向上にもつながります。
・長期的な視点を持つ
現在の課題解決にとどまらず、将来的な人員増加や組織変更に対応できる柔軟なレイアウトを検討することが望まれます。
・プロに相談する
机の移動に伴う配線や設備の調整など、専門的な知識を要するケースも少なくありません。
オフィスデザイナーや施工業者に相談することで、安全かつ効率的な変更が実現しやすくなります。
レイアウト変更にかかる期間は、オフィスの規模や変更内容によって異なります。
一般的には以下のようなスケジュール感が考えられます。
・小規模な変更（デスク配置の変更など）：1日–3日
・中規模な変更（会議室や仕切りの設置など）：1週間–2週間
・大規模な変更（クロスや床の貼り換えを含む全面改装など）：1ヶ月以上
スケジュールを立てる際には、事前準備や調整にかかる時間も考慮することが重要です。
オフィスのレイアウト変更は、一般的には以下の手順で行います。
1.現状分析
ますは、現在のオフィスの問題点や改善点を洗い出します。
社員へのアンケートやヒアリングを行い、意見を反映することでレイアウト変更後の不満を解消することができます。
2.目的設定とプランニング
レイアウト変更の目的を明確にし、それに基づいたプランを作成します。
具体的なレイアウト図や必要な設備リストを用意しましょう。
レイアウトは自身でも作成できますが、正確なものをデザイン会社に委託する方がよいでしょう。
3.予算計画
変更にかかる費用の見積もりを取得します。
仕様を変更しながら、予算内で収まるよう調整しましょう。
4.実施と調整
什器や内装工事、電気工事の専門業者と連携しながら、レイアウト変更を実施します。
作業中は社員への作業場所の周知や状況の確認を行い、業務に支障が出ないように配慮することが重要です。
5.フィードバックと改善
変更後、社員からフィードバックを集め、必要に応じて調整を行います。
新しい環境に慣れるまでのフォローアップ体制も整えておきましょう。
新しいレイアウトへの変更は、単なる配置替えにとどまらず、社員満足度や業務効率を上げる大切なプロジェクトです。
しかし、計画不足やコスト管理の不備があると、逆にデメリットが生じてしまうこともあります。
理想のレイアウトへ変更するためには、目的を明確にし、社員の意見を取り入れながら慎重に進めることが重要なため、プロに相談し、より機能的で効率的なレイアウトを実現すると効率が良いでしょう。
アルファーテクノでは、レイアウト変更前の現地調査からはじまりすべての工事や手配をワンストップでご対応可能です！
是非、ご相談からでもお気軽にお問い合わせください。
