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オフィスの入口は、ただ出入りをするだけでなく、ビジネスチャンスに繋がるような有益な用途があるのはご存知でしょうか。 「コストをかけて仕上げたエントランスだからこそ最大限に活用したい」「小規模だから出入り以外の使い道がなさそう」など、悩んだ時に有効なのが、オフィスの入口または入口付近に備え付けられる設備です。 オフィスの入口（エントランスや受付）を良くしようと調べた時に、デザインやレイアウトについての記事を多く目にするかと思いますが、ここではオフィスの入口に備え付けられる設備に注目して、あまり紹介されないような掘り出し情報をご案内します。
オフィスの入口は、企業に訪れる全ての人が一番初めに足を踏み入れる場所であり、そこでどう過ごすかによってその企業への第一印象に大きく影響します。
訪問者が気持ちよく来訪できるようにするためには、オフィスの入口に適切な設備を用意し居心地の良い空間をつくることが大事です。
次に、ほとんどの企業が取り入れる代表的な設備を紹介します。
企業ごとに規模や業務内容・来訪者の数の違いから、オフィスの入口に設置している設備は様々ですが、共通して備え付けられている代表的な設備を３つ紹介します。
入口に最も必要な設備のひとつで、社名やロゴマークなどによる正式な入口の案内や設備の利用案内など、来訪者を目的地までスムーズに誘導するためのものです。
中でも社名が載った表札は「エントランスサイン」と呼び、主に３種類の取り付け方法があります。
１.印刷サイン
社名を直接印刷した金属板やアクリル板をポピック（飾りビス）や粘着剤で取り付けるサインです。
制作・取り付け費が比較的安価なのが特徴です。
２.カッティングシートサイン
「カッティングシート」と呼ばれる塩ビフィルムシートを社名の形に切り抜き、壁面やガラス面に貼り付けるサインです。
印刷よりも凹凸があり、輪郭がくっきりしているのが特徴で、複数のシートを組み合わせたデザインも人気です。
３.切文字サイン
アクリル板や金属板を社名の形に切り抜いて取り付ける立体的なサインです。
直接壁に貼り付ける「べた付け」が一般的ですが、背面にピンを打ち付ける「浮かせ付け」で取り付けることも可能で、照明で照らすなど立体的なデザインを表現することが可能です。
来訪者がスタッフを呼び出すためのツールです。
無人の受付では特に必要な設備のひとつで、呼び出し方法は次の３通りが多く採用されています。
１.内線電話
現在、最も多くの企業が採用している呼び出しツールです。
案内文に沿って内線を使いスタッフを呼び出します。
２.受付システム
受付システム搭載の端末でスタッフを呼び出す方法です。
SMSなどで通知されるため、社内のどこにいても来客を把握することができ、電話での取り継ぎで作業を中断させることもなくスムーズに来客対応することが可能です。
３.呼び鈴
安価で簡易的に設置できるため、小規模のオフィスで多く採用されている呼び出し方法です。
オフィスの入口に設置されるカウンターは大きく「有人カウンター」と「無人カウンター」に分けられます。
入室管理や受付の窓口として用いられ、入口の広さや来客頻度・業務内容に応じて様々なタイプから最適なものを選択できます。
・有人カウンター
-ハイタイプ
受付や荷物の受け取りなど、短時間の利用に最適。
-ロータイプ
商談や書類の記入など、長時間の利用に最適。
・無人カウンター
-インフォメーションカウンター
受付するための電話機やタブレット端末、企業のPR資料などを置くための台。
-電話台
電話機を置くためのコンパクトな台。
-ウォールシェルフ
壁に取り付けるタイプのコンパクトな台。
他にも待合椅子やグリーン・関節照明など、様々な企業で多く取り入れられ、代表的な設備として数えられているものもありますが、上記で紹介した３点は必ずと言っていいほどオフィスの入口にマストで取り付けるべき設備になります。
次項では、ビジネスチャンスに繋がる可能性のある設備を紹介しています。
是非、最後までご覧ください。
ここで紹介するオフィスの入口を整える際に最も注目してほしいのは《ホスピタリティ》です。
ただ使い勝手がいいだけではなく、「またここに来たい」と思ってもらえるような”おもてなし”を心がけることで企業の心象は更に良くなります。
来訪者をもてなすための設備は数多くありますが、その中でも近年需要が高まっている設備を３つ紹介します。
初めに紹介する設備は《映像端末》です。
映像端末の導入によって待ち時間を退屈に感じさせないための放送と同時に、自社の行事や新製品のPRも可能になります。
映像端末の中でもタブレットの汎用性は高く、近年では従来から受付に備えている設備の他に、受付システムをインストールしたタブレットを備えている企業も増えてきていて、実際に扱ったことのある方も多いのではないでしょうか。
また、内線電話に繋げることもできるサービスもあり、従来の受付の電話機をタブレットに置き換えることで入口をスッキリさせることもできます。
次に紹介するのは《サードプレイス》です。
サードプレイスとは、自宅など最もプライベートな空間であるファーストプレイスと、社会活動の場であるセカンドプレイスに次ぎ、人生を豊かにするための「第三の場所」を指します。
ある程度入口の面積が広いオフィスで近年多く取り入れられているのがサードプレイスという概念で、カフェスペースや読書スペースなどを設けることが多く、社内外問わず人が集まる非常にオープンな空間です。
多くの人が仕事や商談をし、時にはセミナーが開催されることもあり、企業の活気と勢いを増幅させ新しいビジネスやアイデアが生まれる機会 も増えるでしょう。
最後に紹介するのは《姿見》です。
ここにきて紹介するのが、ただの姿見なんて拍子抜けすると感じるかもしれませんが、実は、この姿見があるのとないのとでは従業員の身だしなみへの意識が大きく変わります。
ビジネスシーンにおいて身だしなみを整えることは、基本中の基本です。
いくら企業のエントランスが良くても、そこで働く従業員の恰好がだらしなくては意味がありません。
良く通るオフィスの入口に取り付けることで、普段から身だしなみに対する意識を高め、来訪者に不安・不快感を与えないようにする心がけが大切です。
また、姿見を取り付けることで空間に奥行きが出たり、光が拡散されたり、明るく開放的な印象を与えることができます。
オフィスの入口は、企業のアピールだけではなく新しい価値を生み出すこともでき、その機能と効果は計り知れません。
しかし、オフィスの入口という限られたスペースかつ雑多な印象はマイナスイメージに繋がるため、良いと思うもの全てを取り入れることは難しく、設備の優先順位を決め、全体のバランスを考慮した配置が大事になります。
当社では、企業の顔であるオフィスの入口を最大限有効に活用できるよう、それぞれの企業に合わせた備品の紹介やサポートも行っています。
オフィス入口の役割の幅を広げたいとお考えの方は、是非お問い合わせください。
