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ビジネスフォンとは、ビジネス環境で多く採用されているコミュニケーションツールのひとつです。 ボタンと受話器があることからただの電話と同じと認識されることが多いですが、一般家庭に使われている電話機と比較してみると、見た目から機能までまるで違う特徴を持っていることがわかります。 本記事では、ビジネスフォンの概要や一般電話と違うポイント、メリットとデメリットごとに分けて解説していきます。 今後、ビジネス用に電話機の導入を検討されている方は、電話機選びの参考に是非ご一読ください。
ビジネスフォンとは、通話の効率化を支援するため、ビジネス環境に特化した通話システムを採用したコミュニケーションツールです。
主装置と呼ばれる交換機に繋いだ業務用の電話機を使用することで、電話の転送や内線での通話等のビジネスシーンで役に立つ機能を活用することができます。
家庭で使用される様な一般的な電話機にも、通話以外に保留や録音、FAXの送受信など便利な機能が搭載されている機種も販売されています。
そのため、一見ビジネスフォンと大きな違いがないように見えますが、本質から全く異なります。
ビジネスフォンと一般電話機では、製造しているメーカーや販売店が異なります。
●一般電話機・・・・・家電メーカーが製造し、家電量販店で販売される
◆ビジネスフォン・・・専門メーカーが製造し、オフィス専門店で販売される
ビジネスフォンと一般電話機は、設置方法が異なり、同時に設置するまでの難易度が大きく変わります。
●一般電話機・・・・・多くの製品では、配線を本体へ接続するだけで設置が完了します。様々な機能が搭載されている製品も、付属の取扱説明書通りに設置・設定することで簡単に使用することができます。
◆ビジネスフォン・・・ビジネスフォンを使用するためには、通話システムを構築している主装置と呼ばれる交換機に接続し、使用環境に合わせてシステムをカスタマイズして使用します。そのため、個人で設置・設定することが難しく、ほとんどが専門的な知識を持った業者へ依頼します。
ビジネスフォンと一般電話機で最も違うポイントは機能になります。
●一般電話機・・・・・基本的に１回線しか利用することができず、通話中の際に着信があっても受けることができません。また、FAXの送受信中も通話することができません。
◆ビジネスフォン・・・複数の回線を接続することができ、同時に複数人で内線・外線の通話を共有することができます。
数々の問い合わせへの対応や複数人の従業員が使用する際は、回線を共有できるビジネスフォンを導入することで業務の効率向上に繋がります。
次に、ビジネスフォンの具体的な性能について見ていきましょう。
ビジネスフォンは、一般電話機にはない様々な便利機能があります。
頻繁に利用される機能を以下に紹介します。
・外線発着信
一般電話機同様に外部と通話することができますが、一般電話機と大きく違う点として複数の回線に対応できることが挙げられます。
・内線
内線機能はビジネスフォンならではの機能であり、電話機に内線番号を振り分けることで会社内のビジネスフォン同士を内線で繋ぎ通話することができます。
・保留転送
外部との通話を保留、または転送する機能です。この機能を利用することで、電話を受けた従業員から転送先の従業員へスムーズに取り継ぐことができます。
・通話録音
通話内容を記録することで聞き洩らしの防止やトラブルの防止、新人教育の教材としてなど、サービスの品質向上に活用されることが多いです。
・音声ガイダンス
音声ガイダンスとは、着信時に自動応答するシステムを指し、アナウンスや担当窓口への案内などを自動で行うことで、オペレーターの負担を軽減することができます。
・鳴り分け
番号ごとに鳴り分けの設定をすることで、着信番号を確認しなくても着信元や担当部署を把握することができます。
・ＣＴＩ
ＣＴＩとは「Computer Telephony Integration」の略称で、着信があった顧客情報をパソコンに表示させるなどして、オペレーターの作業効率や対応品質の向上に役立ちます。
・構内放送
受話器に向けて話すだけで、オフィス内だけでなく、近隣の工場内にもアナウンスすることができます。そのため、電話機から離れた場所で作業している従業員への電話の取り継ぎもスムーズに行うことができます。
他にも様々な機能も搭載されていますが、以上が代表的なビジネスフォンの機能になります。
また、メーカーごとに異なる特徴を持っているため、必要な機能とメーカーの特徴を考慮した上で導入する機種を選定すると良いでしょう。
ビジネスフォンのメーカーはいくつもあり、それぞれ異なる特徴を兼ね備えています。
ここでは、主要メーカー6社の特徴をご案内します。
１．NTT
NTTは拡張性に優れており、豊富な機能を兼ね備えていることが特徴です。
また、最大480台まで接続できる機種もあるため、中小企業だけでなく大企業からも人気の高いメーカーとなっています。
２．saxa
saxaはデザイン性に優れているのが特徴で、コンパクトで薄型のデザインが豊富なため、オフィスをスッキリとさせてくれます。
更にスマートフォンとの連携や社外から会社の電話番号を利用しての通話ができるため、コンパクトなオフィスや外出が多い企業に人気のメーカーです。
３．NEC
NECのビジネスフォンには、待機時間の長い電話を優先させるルーティング機能など、コールセンターでの使いやすさに特化しているのが特徴です。
更にスマートフォンとの連携も可能なのに加え、専用のネットワークを構築するためのVPN機能が標準搭載されているため、在宅勤務や出張先でも快適に利用することができます。
４．HITACHI
日立のビジネスフォンの最も大きな特徴としては、液晶画面が大きく操作性の良さにあります。
また、IP電話サービスに対応している機種が豊富で通話料金を削減しやすい点も人気を集めるポイントです。
５．IWATSU
IWATSUは他のメーカーと比べて求めやすい価格に設定されており、エコモードも搭載されていることからコストパフォーマンスに優れていることが特徴です。
他にもコードレスの機種も複数あることから、移動の多いオフィスにも適しています。
６．Panasonic
Panasonicは、高音質で操作しやすい設計と自動転送機能といったオフィスに必須の機能が標準で搭載されていることが特徴です。
IPネットワークで内線を繋いだり、環境を柔軟に構築することもできるため、社内での電話会議にも対応できます。
ここまで各メーカーごとの特徴を紹介しましたが、機種によって搭載されている機能が異なるため、自社のニーズに合ったビジネスフォンをお探しの場合は、専門の業者に相談すると良いでしょう。
本体を電話線に繋ぎ簡単な初期設定だけで使える家庭用の電話機と違い、様々な機能が搭載されている分ビジネスフォンを利用するためには専門的な対応が必要になります。
そのため、本体を購入するだけではなく、設置・設定をするための手続きも要します。
ビジネスフォンを利用するための手順は以下の通りです。
STEP１：お問い合わせ
STEP２：お見積り
STEP３：工事のスケジュール調整
STEP４：回線工事
STEP５：ビジネスフォンの設置工事
STEP６：お引渡し
ビジネスフォンの設置工事では、希望の配置や設定に従って専門の作業員が設置します。
既に設置されたビジネスフォンの増設や移設、設定変更等も同様の流れで対応しています。
ビジネスフォンの設置は、基本的には業者が設置することを前提にしているので業者選びは大切です。
また、ビジネスフォンにはいくつものメーカーがあり、その中でも多くのモデルが展開されています。
機能や設定方法も多岐にわたり、オフィスの最適化には組織のニーズや状況に合わせた戦略が求められます。
そのため、設置前のご相談からアフターフォローまで対応している業者を選ぶと良いでしょう。
弊社では、オフィスに向けたワンストップサービスを提供しているため、ご相談からアフターフォローの他にも様々なお悩みに対応しております。
ビジネスフォンに関する疑問やご相談などございましたら、お気軽にお問い合わせください。
