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昨今の働き方改革やリモートワークの普及により、オフィスの役割は大きく変化しています。オフィスは、単に座席を並べるだけの空間にとどまらず、チームの創造性を引き出し、個々の集中力を高める場としての機能が求められています。本コラムでは、オフィスのレイアウトを変更する際のポイントや流れを解説しています。 オフィスのレイアウトにお悩みの方のお役に立てれば幸いです。
オフィスのレイアウト変更とは、業務環境やスペースの利用効率を改善するために、オフィス内の机や椅子、会議室、間仕切りなどの配置変更を行うことを指します。
この作業は単なる模様替えではなく、社員の働きやすさや生産性を向上させる目的で行われるものです。
たとえば、新たに導入した業務システムに合わせて作業エリアを再編成したり、テレワークの普及によって空いたスペースを新たな用途に転用したりする場合など、さまざまなシチュエーションでレイアウト変更が求められます。
オフィスレイアウトの変更に求められる代表的なメリットは以下の通りです。
・業務効率の向上
社員同士のコミュニケーションがスムーズになるようなデスク配置をすることで、業務効率が向上します。
たとえば、関連部署を近くに配置することで、情報共有が迅速に行えるようになります。
・社員のモチベーションアップ
快適な作業環境を提供することで、社員のモチベーション向上に繋がるでしょう。
特に、自然光を活かした設計やリラックスできる休憩スペースを導入することで、社員の満足度が高まります。
・スペースの有効活用
オフィススペースを見直すことで、無駄な空間を削減し、有効活用できます。
これにより、コストの削減や新しい設備の導入が可能になります。
・企業イメージの向上
来客時に与える印象を良くすることも、レイアウト変更の大きなメリットです。
洗練されたオフィスデザインは、信頼感やブランド価値を高め、企業イメージの向上に貢献します。
上記で代表的なメリットを紹介しましたが、オフィスレイアウトを変更する際は、メリットだけではなく、デメリットにも注目しなくてはいけません。
特に気を付ける点は、以下の通りです。
・コストがかかる
レイアウト変更には家具の廃棄、購入や施工費用が発生するため、予算をしっかりと管理する必要があります。
大規模な変更を行う場合は、予想以上のコストがかかる可能性があるため、明確な予算設定が必要です。
・業務の一時的な停止
レイアウト変更作業中や準備中は業務を一部中断する必要がある場合があり、事前に綿密なスケジュールの調整が求められます。
また、変更後の新しい配置に慣れるまで、社員が一時的に戸惑う場合もあるため、作業スケジュールや運用方法に気を付けなければなりません。
・調整に時間がかかる
全社員の意見を取り入れながらプロジェクトを進める場合、合意形成に時間がかかることがあります。
新しいレイアウトが必ずしも全員にとって最適とは限らないため、要望を調整する幅に制限を設けると良いでしょう。
オフィスのレイアウト変更におけるデメリットはいくつかありますが、次の注意点を意識することでレイアウト変更の際のデメリットを緩和することができます。
・目的を明確にする
レイアウト変更の目的を明確にし、それに基づいたプランを作成しましょう。
たとえば、「チーム間の連携を強化する」や「快適な休憩スペースを作る」など、具体的なゴールを設定することが重要です。
・社員の意見を取り入れる
実際にオフィスを利用する現場の社員の意見を反映させることで、より実用的で満足度の高いレイアウトを実現できます。
・長期的な視点を持つ
現在のニーズだけでなく、将来的なオフィスの拡張や組織変更にも対応できる柔軟なレイアウトを検討しましょう。
・プロに相談する
レイアウト変更の際は、机の移動に伴う配線の移設なども課題です。
専門のオフィスデザイナーや施工業者に相談することで、効率的なレイアウトを実現することが可能になります。
レイアウト変更にかかる期間は、オフィスの規模や変更内容によって異なります。
一般的には以下のようなスケジュール感が考えられます。
・小規模な変更（デスク配置の変更など）：1日–3日
・中規模な変更（会議室や仕切りの設置など）：1週間–2週間
・大規模な変更（クロスや床の貼り換えを含む全面改装など）：1ヶ月以上
スケジュールを立てる際には、事前準備や調整にかかる時間も考慮することが重要です。
オフィスのレイアウト変更は、一般的には以下の手順で行います。
1.現状分析
ますは、現在のオフィスの問題点や改善点を洗い出します。
社員へのアンケートやヒアリングを行い、意見を反映することでレイアウト変更後の不満を解消することができます。
2.目的設定とプランニング
レイアウト変更の目的を明確にし、それに基づいたプランを作成します。
具体的なレイアウト図や必要な設備リストを用意しましょう。
レイアウトは自身でも作成できますが、正確なものをデザイン会社に委託する方がよいでしょう。
3.予算計画
変更にかかる費用の見積もりを取得します。
仕様を変更しながら、予算内で収まるよう調整しましょう。
4.実施と調整
什器や内装工事、電気工事の専門業者と連携しながら、レイアウト変更を実施します。
作業中は社員への作業場所の周知や状況の確認を行い、業務に支障が出ないように配慮することが重要です。
5.フィードバックと改善
変更後、社員からフィードバックを集め、必要に応じて調整を行います。
新しい環境に慣れるまでのフォローアップ体制も整えておきましょう。
新しいレイアウトへの変更は、単なる配置替えにとどまらず、社員満足度や業務効率を上げる大切なプロジェクトです。
しかし、計画不足やコスト管理の不備があると、逆にデメリットが生じてしまうこともあります。
理想のレイアウトへ変更するためには、目的を明確にし、社員の意見を取り入れながら慎重に進めることが重要なため、プロに相談し、より機能的で効率的なレイアウトを実現すると効率が良いでしょう。
アルファーテクノでは、レイアウト変更前の現地調査からはじまりすべての工事や手配をワンストップでご対応可能です！
是非、ご相談からでもお気軽にお問い合わせください。
