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近年では、オフィスの拡張よりも縮小を考える企業の割合が多くなっています。 その背景として、コロナ禍の影響で従来は難しいと言われていたテレワークやリモートワークが導入される中、新しい働き方で得られるメリットに気付きはじめた企業の多くがオフィスの縮小移転に踏み切ったことがひとつの要因になっています。 ここでは、様々な企業がオフィスの縮小移転に踏み切った理由や、オフィスの縮小移転で注意すべき点を紹介しています。 オフィス移転を検討している方や働き方がどう変わってきているのかご興味のある方は是非ご参考ください。
従来の日本では、リモートで働けるような環境が少なく仕事をするには出社する必要がありました。
しかし、2020年初頭から始まった新型コロナウイルスによる非常事態が発生したことにより、出社しなくても働けるような環境が様々な企業で整えられ、テレワークが定着しつつあります。
こうした影響から、日本の企業におけるオフィスの需要は大きく変化しました。
首都圏企業にて、社員全員が出社することが望ましいとする企業が全体の約20％程度にとどまっているのはご存知でしょうか。
理由としては、代表的なもので以下の４点が挙げられます。
終身雇用崩壊が謳われる現代では、柔軟に働けるワークスタイルが求められるようになりました。
テレワークをはじめフレックスタイム、人材派遣、フリーランスなど従来の働き方にとらわれない柔軟な働き方が増え、働き方が多様化してきています。
これにより、これまで自宅とオフィスの距離が原因で縁のなかった人や、様々な事情で長時間自宅を離れられない人など、働ける層が増えることにより優秀な人材を採用する機会が増えました。
オフィス賃料や光熱費などの固定費だけではなく、オフィス家具や什器・備品も最小限に抑える事ができます。
テレワークを前提とした場合は、社員に支給する交通費の削減にも繋がります。
クラウドサービスを活用し、ペーパーレス化をすることで省スペースに繋がるだけでなく、コピー用紙やインク代を削減することができます。
また、オフィスコスト以外にも膨大な資料を整理するためのコストを削減や、ウェブ上でやりとりすることで業務の効率化に繋がります。
働き方の変化にともなって、コワーキングスペースをはじめレンタルオフィス/レンタル倉庫など様々なスペースの提供の他に、システムの開発/運用/保守を代理で行うサービスなどのアウトソーシングサービスが充実することにより、オフィスの規模に左右されない事業展開が可能になりました。
他にも集団感染対策などを意識したりと、多くの企業がオフィスの縮小にメリットを感じているのです。
しかし、メリットだけを考えて縮小移転に取り込んではいけません。
次で紹介しますが縮小移転によるデメリットも考慮する必要があります。
オフィスを縮小するにあたって、テレワークの導入やアウトソーシングサービスの活用が必要になることがほとんどでしょう。
既に環境が整っている企業でも、セキュリティ問題については常に意識して取り組まなくてはなりません。
他にも環境の変化で生じる注意点をおさえましょう。
×テレワークが実現できない（適していない）
業務の中に遠隔出来ない業務がある場合、必要に応じて出社しなくてはなりません。
在席率に応じたオフィスの面積が必要になるため、現在のスペースと大きく変わらない場合は、移転コストの方が無駄になってしまう可能性があります。
特に医療や接客・サービス業・運送業など対面を要する仕事の省スペース化は難しいでしょう。
×セキュリティの問題
外部から社内ネットワークにアクセスして業務を行う際に、セキュリティ対策が万全でないと情報が漏洩するリスクが高くなってしまいます。
×コミュニケーション不足
各々が外部から業務にあたると、対面時よりスタッフ同士のコミュニケーションが取りづらくなってしまいます。
これまで対面でのコミュニケーションが当たり前だったことから、業務の引継ぎやフォローなど口頭で伝えるよりも伝わりにくい場面が増えるため、伝え方の変化も求められます。
×管理者の負担
スタッフの勤怠管理もオフィスにいれば一目瞭然ですが、リモートワークだとそうはいきません。
仕事に対する評価ポイントも従来の基準では適切に評価できない場面もあるでしょう。
業務によっては出社組とリモート組で不公平感が出てしまうおそれもあります。
マネジメント面での対策を予め想定しないでオフィス縮小に取り組んでしまうと、思いもよらないトラブルへ繋がりかねません。
オフィスの縮小で削減できるコストは大きいものの、同時に付随するデメリットを看過することはできません。
しかし、デメリットを解決するためのサービスも充実しているため、いくつかご紹介いたします。
オフィスの縮小を検討する際は、前項にあったようなデメリットを考慮しなくてはなりません。
しかし、既存のサービスを上手く活用することである程度のデメリットを解消することもできます。
例えば・・・
電話やメールではタイミングが合わず対応が遅れてしまいがちですが、SNSやグループチャット機能を使うことにより、リアルタイムで複数人とのコミュニケーションを取ることができます。
また、ビデオ電話を使えば複数人で対面する形でオンライン会議も可能です。
メンバーのタスクの進捗やプロジェクトに関する情報の整理・保管・共有をスムーズに行うことができます。
日本語だけでなく多言語に対応したものや、完全無料のもの、タスク管理機能に特化したものまで、多くの種類があるため自社に合ったタイプを選ぶことができます。
RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、意味としては「機械での自動化」です。
RPAを導入することにより、オフィスの縮小化はもちろん、空いたスタッフを別の業務にアサインすることができるようになります。
こちらで紹介したサービスの他にも様々なサービスが増えていますので、オフィスの縮小でネックになる点は、アウトソーシングで上手く解消しましょう。
オフィスの縮小移転は一見すると大幅にコストを削減できるように見えますが、必要に応じてアウトソーシングを活用する場合もあります。
削減できるコストと新たにかかるコストを比較し、自社にあったスタイルを構築しましょう。
弊社ではオフィスのトータルサポートをしており、必要に応じたサービスの提供をしています。
オフィスの縮小移転を検討しているにも関わらず、なかなか上手く進められなくてお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。
