ペーパーレス会議への切り替えは簡単！？未来の会議スタイルを切り開く便利システムとは

近年、IT技術の普及によりビジネスシーンにおいて「ペーパーレス化」が急速に進んでいます。 会議資料も例外ではなく、従来の紙資料からデジタル資料への移行が進んでいます。 しかし、なんとなく「ペーパーレス化した方が良いかも？」と思ってはいても、デメリットがあるかもしれないのに既に定着している従来のスタイルを変えていくにはそれなりの動機やメリットが必要でしょう。 本記事では、ペーパーレス会議の概要とメリットや注意点を紹介しています。 ペーパーレスでの会議を導入・ご検討している方は、是非ご参考ください。

【ペーパーレス会議とは】

従来の紙資料を使用せず、タブレットやパソコンなどの端末で資料を共有しながら行う会議を指します。
環境保護やコスト削減、効率化などの観点から1970年代から徐々に始まり、近年では多くの企業で導入が進んでいます。

従来の紙資料を使った会議では、資料の印刷や配布、回収、管理などに多くの時間とコストがかかり、紙資料は紛失や破損のリスクや情報漏洩のリスクも高くなる一方、ペーパーレス会議では、これらの課題を解決することができます。

資料は電子データで共有するため、印刷や配布の手間が省け、紛失や破損のリスクも低くなり、会議資料に書き込みやメモを取ったり、議事録をそのまま作成したりするなど、便利な機能も備わっています。

【ペーパーレス会議がもたらす５つのメリット】

ペーパーレス会議には、以下の５つのメリットがあります。

・コスト削減
紙資料を使用しないため、印刷代や紙代を削減でき、資料の管理するための備品や消耗品にかかるコストも削減できます。
更に会議の度に紙を消費する必要がないため、環境負荷をへらすことができるため、エコ活動の一環にもなります。

・効率化による会議の質向上
資料の最新版を常に共有できるため、会議前に資料を確認する必要がなく、資料の配布や回収、議事録の作成などの作業を効率化することができます。
また、会議中に資料に書き込みやメモを取ったり、議事録をそのまま作成したりすることができるため、会議時間の短縮にも繋がります。

・セキュリティ強化
紙資料を必要としないため、紛失や破損による情報漏洩のリスクを低減します。
また、最新版を常に共有できることから情報の改ざんリスクを低減することもできます。
これらのメリットは、会議のタイミングだけではなく、会議後の資料の保管や管理の際も継続し続けます。

・企業イメージの向上
ペーパーレス会議の導入により、多方面へ企業の先進性や環境への配慮をアピールすることができます。
企業イメージは、優秀な人材の確保や顧客からの信頼に直結するため、業績に大きな影響を与え積極的に向上させたいポイントでもあるでしょう。

・利便性向上
リモートワークや各拠点の責任者など、会議の度に集まる必要がないため遠隔地からの参加が容易になり、交通費や宿泊費を削減することができます。

ペーパーレス会議は、多くのメリットをもたらす画期的な会議スタイルです。デメリットもありますが、適切な準備と対策を行うことで、これらのデメリットを克服することができます。

具体的なデメリットについては次に解説します。

【ペーパーレス会議で懸念されるデメリット】

ペーパーレス会議には、以下のようなデメリットもあります。

端末の導入：参加者全員がタブレットやパソコンなどの端末を用意する必要があります。
操作スキル：会議を進行する者はもちろん、参加者にも一定の操作スキルが求められます。
セキュリティ対策：紛失や破損による情報漏洩リスクが低減する一方、不正アクセスなどによる情報漏洩リスクが伴うようになります。
インターネット環境が必要：ペーパーレス会議へ参加するためには、インターネット環境が必要です。

上記のようにペーパーレス会議の導入にはいくつかの課題が挙げられます。
しかし、社会のデジタル化が進んできている現代では、ほとんどの内容がペーパーレス会議だけではなく、現代のビジネススタイルに求められる課題になっているのではないでしょうか。

実際にペーパーレス会議の導入において、最も懸念されるデメリットとして多くあげられるのが、導入時の初期費用です。

簡易的にWeb上で会議をしようと思えば、端末さえ手元にあれば今すぐ無料で会議を行う事ができます。
しかし、大切な会議を何度もこなすのに人の力だけで会議を効率化するのには限界があります。
そのため、会議をサポートするためのシステムや設備が必要不可欠です。

【ペーパーレス会議におすすめなシステム】

現在、様々なペーパーレス会議システムがありますが、代表は以下の5つです。

・Zoom

・Microsoft Teams

・Google Meet

・Cisco Webex Meetings

・GoToMeeting

これらの会議システムを活用することでペーパーレス会議を実現することができますが、効率化や会議の生産性を上げるためには以下の設備を並行して導入することもおすすめです。

【ペーパーレス会議の生産性を高める設備とは】

ペーパーレス会議だけではなく、Web上での商談などにも有効的に活用できる製品として、近年、爆発的に注目度が高まっているのが《MAXHUB》です。

会議や商談で欲しかった機能が詰め込まれており、効率性と生産性を飛躍させることができるでしょう。

引用：【MAXHUB】ホワイトボードのことなら (wb-omakase.com)

【ペーパーレス会議のまとめ】

ペーパーレス会議は、多くのメリットをもたらす画期的な会議スタイルです。
デメリットもありますが、適切な準備と対策を行うことで、これらのデメリットを克服することができます。

今後は、さらに多くの企業がペーパーレス会議を導入し、未来の会議スタイルを切り開いていくことでしょう。ぜひ、あなたもペーパーレス会議を導入して、会議をより効率化、スマート化させてみてはいかがでしょうか。

弊社では、ペーパーレス会議システムの導入における環境の構築から、運用のサポートまで全てを担っております。
「ペーパーレス会議に興味がある」という方や、「自社の業務スタイルから見て、従来のスタイルからのアップデートは必要なのか？」とお悩みの方は、お気軽にご相談ください。