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オフィス移転において、より広いオフィスへ移転することを拡大移転と呼びます。 働き方の多様化に伴い、オフィスに求められる役割が変わってきている中、テレワークの導入やオフィスの縮小を実施する企業が増えているのは事実です。 しかし、オフィスの有用性はいまだに健在で、オフィス環境次第では企業の成長率に大きく影響するのは間違いないでしょう。 実際に、この記事に目を通している方のほとんどが、オフィスの拡大を検討しているが「時代に逆行するのに不安」「具体的なコストが分からない」と悩まれるのではないでしょうか。 この記事では、コストや近年の傾向を踏まえてオフィスの拡大にはどの様な効果があるのかご紹介します。 是非、最後までご覧ください。
ひと昔前までは単純に「拡大移転は成長の証」と考えられ、ほとんどの企業が拡大移転を目指していましたが、昨今の働き方の多様化によりオフィス移転のニーズが大きく変化したことは間違いないでしょう。
「成長の証」と考えられていた時代とは変わり、現代の拡大移転は「企業の意思表示」であり、経営方針を示し、スタッフ・取引先・投資家へのアプローチとして有効になります。
オフィスの拡大移転が具体的にどの様に有効なのか、次にご案内いたします。
働き方の多様化に伴いオフィスの縮小化が進んではいても、業務内容によってはまだまだ「働く場所」を必要とする場面は多いでしょう。
また、”就業場所の確保”以外にも各方面でオフィス拡大の恩恵に預かれる場面が大きく分けて3つあります。
これらの効果を上手く活用できれば飛躍的な成長を遂げるでしょう。
企業の更なる成長には、社内の生産性の向上は必須です。
現代社会人の約7割が、オフィス環境は”モチベーションに影響する”と感じ、内9割近くが”仕事の成果に影響する”と感じているのはご存知でしょうか。
拡大移転することで人員を増加する以外にも、明るく開放的な設計やリフレッシュルームを設けたり、集中力が欠かせない業務にはパーソナルスペースを設けたり、共有スペースを用意しスタッフ同士のコミュニケーションを促進することもできます。
拡大移転によって企業の規模を大きくすることで、より目につきやすく多くの方に認知される機会が増えます。
また、オフィスに十分なスペースがあることで、会社の顔であるエントランスや実際に取引先を招いて行う商談スペースなど、企業イメージを保てる空間を演出でき、取引先への好印象を与えブランディングにも繋がります。
新規事業の開設や、より良いサービスを提供するためにも資金調達は重要な施策のひとつです。
企業が資金を調達する方法は多数ありますが、最適なのが投資家へのアプローチです。
投資家が支援する企業の選定で”会社の規模”は大きな判断基準になり得るでしょう。
株主などの支援者が多く集まれば、企業の事業やサービスを積極的に外部に紹介してもらえたりと、有益なネットワークが構築されることもあります。
このように、大きな拠点を構えるからできるアプローチがあります。
企業にとって各方面での”信用”は最重要な財産であるからこそ、周囲からどう判断されるか意識する必要があります。
拠点の規模は、その企業の判断基準のひとつとして大きな影響を与えるのは間違いありません。
ここまでは挑戦するための拡大移転をご案内しましたが、次にコスト削減に繋がる拡大移転をご紹介します。
一般的にオフィスの拡大はランニングコストを増幅させるイメージをお持ちだと思いますが、テレワーク化が進む今だからこそ固定費を削減できる場合もあります。
ひとことに拡大移転と言っても、業績の好調による新規事業の展開や人員増加などの企業の成長に伴って行われるほか、各方面に分散されていたオフィスを集約する目的で行われることもあります。
オフィスの集約を目的とする拡大移転を集約移転と呼び、テレワーク化に伴い各拠点での業務を必要としなくなった際、拠点を1箇所にまとめることで企業全体で見るコストを大幅に削減することができるのです。
オフィスの拡大移転を成功させるためには、以下のポイントに注意が必要です。
1. 将来の事業拡大を見据えた物件選定とレイアウト設計
現在の従業員数や事業規模に合わせるだけでなく、数年後の人員増加や新規事業展開を想定したスペース確保が重要です。
柔軟にレイアウト変更ができる設計や、増床の可能性があるビルを選ぶと将来的なリスクを減らせます。
2. 移転に伴うコスト（初期費用・ランニングコスト）の精査と予算管理
賃料や敷金礼金、内装工事費用だけでなく、引っ越し費用、什器購入、通信設備の整備費用など細かなコストを見落とさないことが大切です。
また、移転後の光熱費や管理費といった固定費も長期的な視点で予算化しましょう。
3. 従業員の働きやすさを考慮した動線や設備環境の整備
執務エリアの快適さはもちろん、会議室やリフレッシュスペース、集中ブースなど多様な働き方に対応できる空間を設けることが重要です。
動線が悪いと無駄な移動時間が発生し、生産性の低下にもつながるため、細かなレイアウト設計を意識しましょう。
4. 取引先や顧客へのイメージアップを意識したオフィスデザイン
エントランスや受付は、企業イメージを印象付ける場です。
清潔感や高級感、企業のブランドコンセプトが伝わるデザインを施すことで、信頼感を高められます。
また、来客用会議室やプレゼンルームなどの設備も、ビジネスチャンスに直結します。
5. スケジュール管理と、移転後の業務への影響を最小限に抑える段取りの徹底
移転には複数の部署が関わるため、タスクの洗い出しとスケジュールの細分化が必須です。
業務に支障が出ないよう、段階的な引っ越しや仮設オフィスの準備を検討し、関係者への周知徹底も怠らないようにしましょう。
オフィスの拡大移転をスムーズに進めるためには、以下の手順を押さえることが重要です。
1. 現状分析と移転目的の明確化
事業の成長戦略や現状の課題を整理し、拡大移転の目的を明確にします（例：人員増加、イメージアップ、コスト削減など）。
2. プロジェクトチームの編成
総務・人事・情報システム部門など関係部門でチームを組み、役割分担を決定します。
スムーズな情報共有と意思決定の体制を整えることが重要です。
3. 条件整理と物件選定
現状の課題点を洗い出します。
必要なオフィスの面積や立地、予算などの条件を明確にし、複数の候補物件を比較検討しましょう。
将来の事業展開も見据えて選定します。
4. レイアウト・デザインの設計
働きやすさと企業ブランディングを意識し、動線やゾーニング、設備環境を具体的に設計します。
内装・什器・ITインフラの整備計画も立てましょう。
5. 見積もり取得と予算確定
移転に関わるすべてのコスト（内装工事、什器購入、通信設備、引越し費用など）を見積もり、予算とスケジュールを確定します。
6. 契約締結と工事・準備の実施
新オフィスの賃貸契約を結び、内装工事や設備の導入を進めます。
同時に、現オフィスの原状回復や退去手続きを準備します。
7. 引越し・移転作業の実施
業務への影響を最小限に抑えつつ、段階的な引越しや仮設スペースの活用も検討。
IT機器やネットワークの切替も同時に行います。
8. 移転後のフォローと業務開始
新オフィスでの業務をスタートし、不具合や問題点がないかをチェックします。
従業員や取引先への移転周知もしっかりと行います。
オフィス拡大移転は移転コストが大きく、その後のランニングコストも企業に重くのしかかります。
そのため、拡大移転計画は何よりも慎重に行わなければなりません。
企業によっては準備しなくてはいけない項目が様々で、明確なマニュアルがないため移転の計画をたてるのも難しいでしょう。
弊社はオフィスのトータルサポートをしており、数多くの実績を基にニーズに沿った提案をしております。
「拡大移転したいけどコストが大きく不安」「初めての移転計画で何から手をつければいいのかわからない」とお困りの方は、ご参考までに一度お問い合わせくださいませ。
