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会社の移転やリニューアル、新規オフィスの開設など、オフィスをレイアウトする際に、部署ごとの割り振りや従業員の配置決めに悩む方は多いのではないでしょうか。 特に近年では、リモートワークが普及されたことによりオフィス内の様子も変わり、従来の個人用デスクや部署ごとのスペースの割り振りに限界を感じる企業も増えています。 そのため、近年では”フリーアドレス”というレイアウト方法が注目を集めています。 本記事では、フリーアドレス導入後に想定される変化や導入手順を紹介しています。 今後、新たにオフィスのレイアウトをご検討されている方はひとつの選択肢として、是非ご参考ください。
会社でのフリーアドレスの導入推移については、業種や企業規模、地域などによって異なるため一概には言えませんが、近年ではフリーアドレスを導入している企業が増えている傾向にあります。
一例として、日本経済新聞社が2020年に行った調査によると、「上場企業の約6割がフリーアドレスを導入済みまたは導入を検討している」と回答しており、社会のフリーアドレス化が進んでいることが分かります。
大手IT企業やコンサルティング企業、クリエイティブ系企業など、自由な雰囲気が求められる企業ではフリーアドレスが導入されていることが多い一方で、従業員の安全性や機密情報の保護などが重要視される企業では、従来の個人用デスクが維持される傾向もあります。
ただし、新型コロナウイルスの影響により、多くの企業がリモートワークを導入したことでオフィスの使用頻度が低下したことから、今後もレイアウトの見直しやフリーアドレスの導入が加速すると予測されます。
フリーアドレスとは、従業員が席を固定しない柔軟なオフィス配置のことを指します。
従来のような固定席ではなく、スペースが許す限り希望する席に座ることができるため、次の４つのメリットが発生します。
フリーアドレスを導入することで、オフィススペースの効率を最大化することができます。従来のオフィスレイアウトでは、個人用のデスクや部署ごとに専有するスペースを確保するため、空間の無駄が生じることがありますが、フリーアドレスでは、スペースをより効率的に活用することができるのです。
例えば、フリーアドレスでは、自由にスペースを利用することができるため、従業員の出勤率に応じてスペースを柔軟に割り当てることができます。
また、会議室や打ち合わせスペースなどを設けることで、従業員が必要なときに必要なスペースを利用できるでしょう。
フリーアドレスは、従来のオフィスレイアウトに比べ、柔軟性が高いとされています。具体的には、以下のような点が挙げられます。
・部署ごとの割り振りに縛られない
従来のオフィスレイアウトでは、部署ごとに一定のエリアを割り当て、そこに専用デスクを配置することが一般的でした。しかし、フリーアドレスでは、従業員が必要に応じて自由に席を選ぶことができるため、部署ごとのエリア割り当てに縛られず、柔軟な配置が可能になります。
・新しい従業員の受け入れに適している
席が割り当てられていないため、新しい従業員が入社した場合でも、すぐに自分の席を選ぶことができます。そのため、従来のオフィスレイアウトに比べ、新しい従業員の受け入れに適していると言えます。
・プロジェクトチームの結成が容易
従来のオフィスレイアウトでは、部署ごとに専用デスクが配置されているため、部署をまたいだプロジェクトチームの結成が難しいという問題がありましたが、自由に席を選ぶことができるフリーアドレスでは、必要に応じたプロジェクトチームの結成が容易です。
フリーアドレスを導入することで、異なる部署の従業員が近くに座ることになり、社内コミュニケーションの促進になります。
異なる部署の従業員同士が顔を合わせる機会が増えるため、業務上のコミュニケーションだけでなく、社内交流が増えることも期待できます。
ただし、フリーアドレスを導入する際には、適切なコミュニケーションの仕組みを導入することも大切です。例えば、従業員同士のコミュニケーションを促進するために、定期的な交流会や社内SNSの活用などが有効です。
フリーアドレスを導入することで、個人デスクや部署ごとの専用スペースを設ける必要がなくなり、必要なデスク数やスペースの面積を削減することができます。そのため、不必要なコストを削減することができるのです。
さらに、従業員が自分で必要な設備や備品を揃えることもできるため、会社が設備や備品を揃える必要性も低くなります。このことから、フリーアドレスの導入は、コスト削減にもつながると言えます。
このように魅力的なメリットを享受できますが、反対にフリーアドレスには以下のようなデメリットもあります。
フリーアドレスの導入で、スペース効率の最大化や柔軟性の向上、コミュニケーションの促進、コストの削減など、多くの良い変化が期待されます。
しかし、フリーアドレスを導入することで発生するデメリットもあります。
頻繁に課題として挙げられるのが次の２つです。
フリーアドレスでは、従業員が毎日異なる席に座り、個人のデスクがなく、他の人と席を共有することになるため、個人情報や機密情報が漏洩する可能性があります。
この問題に対して、いくつかの対策が考えられます。
まず、机の上にパーテーションを設置することで、周囲の目を遮断し、プライバシーを確保することができます。また、必要に応じて専用の個室スペースを設けることで、個人的な会話や電話も可能です。
さらに、社内規則やマナーの徹底によって、従業員に個人情報や機密情報の扱い方を周知徹底し、漏洩リスクを低減することも重要になります。定期的な教育や訓練を行い、情報セキュリティの意識を高めることも大切です。
フリーアドレスでは、希望する場所に自由に座ることができるため、混雑が発生する可能性があります。朝の出勤時や会議の時間など、多くの人が同時に同じ場所を使おうとすると、席不足や騒音の問題が生じる可能性も。
このような問題を解決するためには、適切な席の数やレイアウトを設計する必要があります。
他にも、利用者に向けて自分の荷物やデスク周りを整理整頓するように指導することで、混雑を解消したり、リモートワークやフレックスタイムなどの柔軟な働き方を導入することで、オフィスを利用する人数を調整したりすることもできます。
メリットがある反面、デメリットが発生するケースもあるため、フリーアドレスを導入する際は、導入後に起こり得る課題を想定し対策することが必要です。
フリーアドレスを導入するためには、以下の手順が一般的です。
１．プロジェクトチームの設立
フリーアドレスを導入するためのプロジェクトチームを設立します。このチームは、フリーアドレスの導入に関する調査や検討、計画の策定、実装、運用管理を担当します。
２．フリーアドレス計画の策定
フリーアドレスを導入するための計画策定を行います。これには、従業員の数や業務内容に応じたオフィススペースの配置、デスクの数、必要な設備や機器の検討などが含まれます。
３．従業員の意見を収集
フリーアドレスを導入する前に、従業員からの意見を収集することが重要です。フリーアドレスについての説明会やアンケート調査を行い、従業員の意見や要望を反映したフリーアドレスの計画を策定します。
４．オフィススペースを改修
フリーアドレスを導入するためには、オフィススペースの改修が必要な場合があります。この際には、デスクや仕切り壁の撤去、電源・ネットワーク環境の整備などが必要になるため、改修計画を策定し、施工業者を選定します。
５．システムの構築
デスクの予約や使用状況の管理、ネットワーク環境の整備など、システムの構築が必要になります。システムを構築する際には、IT部門やシステム導入会社と協力して実施するとスムーズです。
6．研修の実施
フリーアドレスを導入する際には、従業員に対するフリーアドレスを導入する目的と利用方法を研修する必要あります。
フリーアドレスを導入することによって、従業員のワークスタイルが大きく変化するため、環境の変化によるストレスや業務効率の低下を避けるためにも従業員への周知や教育が欠かせません。
オフィスのレイアウトにおいて、座席配置は非常に重要な要素の1つです。
フリーアドレスを導入することにより、オフィス内の空間効率の向上、従業員間のコミュニケーションの活性化、創造性の向上、そしてコスト削減など、様々なメリットを得られます。
ただし、導入にあたっては課題もあるため、慎重に検討する必要があるでしょう。
弊社では、オフィスレイアウトにとどまらず、オフィスに関する様々な方面のサービスを提供しているため、より多くの視点から企業の成長や従業員の生産性の向上に繋げるための最適なオフィスレイアウトを提案しています。
自社に合ったスタイルは何なのか、無料でご相談承っておりますので、お気軽にお問い合わせください。
